Notas fiscais: tipos, emissão e como organizar

Notas fiscais registram a operação, e o tipo muda conforme o que a empresa vende

A nota fiscal é o documento que comprova uma operação de venda de mercadoria ou de prestação de serviço e permite ao fisco acompanhar os tributos devidos. Hoje quase toda nota é eletrônica: o arquivo digital é assinado com certificado e só vale depois da autorização do órgão competente, que é a Secretaria da Fazenda (SEFAZ) do estado para mercadoria e transporte e a prefeitura, ou o padrão nacional, para serviço.

Por isso não existe uma nota fiscal única. O tipo depende do que a operação é, e a escolha errada gera rejeição na autorização ou tributo calculado no lugar errado. Quem recebe precisa reconhecer o tipo para saber qual tributo foi destacado e qual crédito pode ser aproveitado. O passo a passo da emissão e o conceito de NF-e estão em Emitir nota fiscal: o que é a NF-e, os tipos e como emitir. Este guia dá a visão de conjunto e foca no que sobra para o financeiro.

Os tipos de notas fiscais: mercadoria, serviço, consumidor, transporte e avulsa

A tabela resume os principais tipos de nota fiscal, o que cada um registra e quem autoriza. Os modelos numerados vêm dos Ajustes SINIEF do Conselho Nacional de Política Fazendária (Confaz): a NF-e, modelo 55, a NFC-e, modelo 65, o CT-e, modelo 57 e o MDF-e, modelo 58.

Complementar, de remessa, de exportação ou de devolução não são tipos separados de documento: são finalidades ou operações lançadas em um desses modelos, e cada uma muda o CFOP e a forma de contabilizar (veja a tabela de CFOP). O modelo de nota fiscal que o leitor vê impresso é o DANFE, a representação em papel ou PDF do arquivo autorizado, tema do artigo sobre DANFE. A carta de correção corrige só parte dos erros de uma nota já emitida.

Emitir notas fiscais exige certificado, emissor e autorização do fisco

Do lado de quem vende, o fluxo é o mesmo em qualquer tipo: a empresa preenche os dados no emissor, assina com o certificado digital, transmite o arquivo e recebe a autorização. Para o serviço, o governo federal mantém o Emissor Nacional da NFS-e, e para a NF-e as SEFAZ informam os emissores disponíveis. Quem procura um emissor de notas fiscais sem custo de licença deve conferir nesses dois portais se há emissor público disponível e quais as condições de uso e de certificado, que variam por tipo e por estado.

Quem emite volume relevante costuma usar um sistema de emissão ligado ao ERP, e o que vale avaliar nele é a validação dos campos antes da transmissão, o tratamento de rejeições e a exportação do XML. A chave de acesso tem artigo próprio, assim como a consulta de nota fiscal eletrônica. A emissão, porém, é só metade do ciclo: a outra metade chega ao financeiro como nota recebida.

Notas fiscais recebidas são o documento que libera o pagamento

No contas a pagar, a nota fiscal do fornecedor é a prova de que o produto foi entregue ou o serviço foi prestado, e é dela que saem o valor devido, os tributos destacados e a retenção a recolher. Pagar sem conferi-la contra o contratado é a origem comum de pagamento em duplicidade, de valor acima do aprovado e de crédito fiscal perdido. O artigo Falta de controle de documentos detalha o risco; aqui interessa o fluxo que o evita.

O ponto de partida é capturar o arquivo XML, e não apenas o PDF, porque o XML é o documento com valor fiscal e traz os campos que alimentam crédito, retenção e escrituração. Para quem precisa baixar o XML das notas fiscais recebidas, o caminho depende do tipo e do portal; o artigo sobre o XML da nota fiscal mostra como abrir e converter o arquivo.

O destinatário valida a nota e pode registrar a manifestação

O Ajuste SINIEF 07/05, na cláusula décima, obriga o destinatário a verificar a validade e a autenticidade da NF-e e a existência de autorização de uso. Na prática, é conferir se a nota está autorizada antes de pagar, o que protege contra documentos falsos ou cancelados. A chave de acesso é o dado usado nessa checagem.

O mesmo ajuste prevê, na cláusula décima quinta-A, a manifestação do destinatário, um conjunto de eventos que o comprador registra sobre uma NF-e emitida contra ele: ciência da emissão, confirmação da operação, operação não realizada e desconhecimento da operação. Conforme a explicação da Secretaria da Economia de Goiás, ela é obrigatória em operações específicas, como as de combustíveis e de certas bebidas, e voluntária nas demais. Se o fornecedor emite nota de algo que a empresa não comprou, o desconhecimento deixa o registro e protege o CNPJ do uso indevido. A mesma fonte indica 10 dias da autorização para a ciência da emissão e até 180 dias para a confirmação nos casos não obrigatórios; os prazos variam por situação e por estado.

Atenção: a manifestação não substitui a conciliação. Ela informa ao fisco e ao emitente se a operação aconteceu, mas não confere se o valor da nota bate com o pedido e com o boleto.

Como organizar as notas fiscais da empresa: cinco controles e um exemplo

Organizar as notas fiscais significa responder, para cada documento, cinco perguntas: ele chegou, é válido, é o que foi contratado, foi pago uma só vez e está arquivado. A tabela abaixo transforma essas perguntas em controles.

O terceiro controle é o que mais evita perda direta de caixa. Considere um exemplo ilustrativo: a empresa aprovou uma compra de R$ 11.000 e o fornecedor emite uma nota de R$ 12.000, com boleto do mesmo valor. Quem paga o boleto sem comparar os dois documentos desembolsa R$ 1.000 a mais, 9,1% acima do aprovado, e depois precisa recuperar a diferença com o fornecedor.

O quinto controle, a guarda, tem regra própria. A cláusula décima do Ajuste SINIEF 07/05 manda manter a NF-e em arquivo digital pelo prazo estabelecido na legislação tributária, e o destinatário não credenciado para emitir NF-e pode guardar o DANFE no lugar do arquivo. Como o ajuste não fixa um número de anos, confirme com a contabilidade o período aplicável antes de definir a política de descarte.

Onde a Paggo entra no controle das notas fiscais recebidas

A Central de Documentos da Paggo captura as notas fiscais recebidas na SEFAZ, reúne os documentos de todos os CNPJs em um só lugar e vincula a nota ao boleto do mesmo pagamento. A conferência entre nota, pedido e boleto acontece antes da liberação, dentro do fluxo de aprovação definido pelo financeiro.

Perguntas frequentes sobre notas fiscais

Fontes consultadas

• Ajuste SINIEF 07/05: NF-e, guarda do arquivo digital, validação pelo destinatário e eventos de manifestação.
• Ajuste SINIEF 19/16: Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica, modelo 65.
• Ajuste SINIEF 09/07: Conhecimento de Transporte Eletrônico, modelo 57.
• Ajuste SINIEF 21/10: Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais, modelo 58.
• Secretaria da Economia de Goiás: manifestação do destinatário, eventos e prazos.
• Portal gov.br da NFS-e: Emissor Nacional e consulta de notas de serviço.