XML da nota fiscal: o que é, como abrir e converter em PDF
O XML da nota fiscal é a própria nota fiscal eletrônica: um arquivo assinado pelo emitente e autorizado pela Secretaria da Fazenda. O DANFE e o PDF servem para ler e imprimir esse arquivo, mas não o substituem.
O XML é o arquivo em que a nota fiscal eletrônica existe
O Ajuste SINIEF 07/05 define a NF-e como um documento de existência apenas digital, cuja validade jurídica depende de duas coisas: a assinatura eletrônica qualificada do emitente e a autorização de uso dada pela Secretaria da Fazenda do estado. O arquivo que reúne a nota, a assinatura e a autorização é o XML.
XML (Extensible Markup Language) é um formato de texto em que cada informação fica entre marcações, como <nNF>1520</nNF> para o número da nota. O leiaute de cada campo é definido pelo Manual de Orientação do Contribuinte e pelas notas técnicas publicadas no Portal Nacional da NF-e. Por isso qualquer sistema lê a nota de qualquer emissor.
A mesma lógica vale para os outros documentos fiscais eletrônicos, cada um com o seu leiaute: a NF-e de mercadorias (modelo 55), a NFC-e do varejo (modelo 65), o CT-e e o MDF-e do transporte e a NFS-e de serviços. O guia sobre tipos de nota fiscal explica quando cada um é usado.
XML, DANFE e PDF: só o XML é o documento fiscal
| Arquivo | O que é | Para que serve | Validade fiscal |
|---|---|---|---|
| XML | A nota assinada e autorizada | Lançamento no sistema, escrituração e guarda | é a nota |
| DANFE | Documento auxiliar com leiaute oficial | Acompanhar a mercadoria no transporte e facilitar a consulta da nota | não substitui o XML |
| PDF gerado do XML | O DANFE em arquivo digital | Conferir, compartilhar, imprimir e arquivar | não substitui o XML |
O Ajuste SINIEF 07/05 instituiu o DANFE para acompanhar o trânsito das mercadorias e facilitar a consulta da nota, e proíbe que ele traga informação que não exista no XML (cláusula nona). O caminho é sempre do XML para o PDF, nunca o contrário. O artigo sobre o DANFE detalha os campos obrigatórios e o que mudou com IBS e CBS.
Receber só o PDF não basta. O emitente é obrigado a enviar ou disponibilizar o XML ao destinatário logo após a autorização (cláusula sétima, § 7º), e quem recebe a nota deve verificar a validade, a autenticidade e a autorização de uso (cláusula décima, § 1º).
O que tem dentro do XML de uma NF-e
O arquivo que circula entre as empresas é o da nota autorizada: ele junta a NF-e e o protocolo da SEFAZ dentro do grupo nfeProc. Estes são os grupos principais:
| Grupo | O que traz |
|---|---|
infNFe | A nota inteira. O atributo Id guarda a chave de acesso de 44 dígitos, precedida de “NFe”. |
ide | Modelo, série, número, data de emissão, natureza da operação e se a nota é de entrada ou de saída. |
emit e dest | CNPJ ou CPF, razão social, inscrição estadual e endereço do emitente e do destinatário. |
det | Um bloco por item, com código, descrição, NCM, CFOP, quantidade, valor e os impostos do item. |
total | Valor dos produtos, descontos, frete, impostos e o valor total da nota. |
transp | Transportadora, modalidade do frete e volumes. |
cobr e pag | Fatura, duplicatas com vencimento e valor, e forma de pagamento. |
infAdic | Informações complementares de interesse do fisco e do contribuinte. |
Signature | A assinatura digital do emitente. |
protNFe | O protocolo de autorização: número, data e hora e o código de situação (100 quer dizer uso autorizado). |
Com a Reforma Tributária, a Nota Técnica 2025.002 acrescentou ao grupo de impostos de cada item os campos de IBS e CBS, como o CST e o código de classificação tributária (cClassTrib).
Como baixar o XML de uma nota fiscal
- 1Peça ao emitente. Ele tem o arquivo desde a emissão e é obrigado a enviá-lo ou disponibilizá-lo ao destinatário logo após a autorização. Na prática, o XML costuma chegar por e-mail junto com o PDF do DANFE.
- 2Use o sistema da empresa. Sistemas fiscais e ERPs consultam o serviço de distribuição de documentos da SEFAZ e baixam, pelo CNPJ e com certificado digital, as notas emitidas contra a empresa.
- 3Consulte o Portal Nacional da NF-e. Com a chave de acesso de 44 dígitos, impressa no DANFE, a consulta completa permite baixar o documento. Desde julho de 2020, ela exige certificado digital e fica restrita a quem participa da operação: emitente, destinatário, transportador e terceiros autorizados no próprio XML.
Na nota de serviço do padrão nacional, a chave de acesso tem 50 posições e a nota pode ser conferida na consulta pública da NFS-e. O guia de NFS-e mobile mostra como funciona o ambiente nacional.
Como abrir e ler o arquivo XML
O XML abre em qualquer computador, mas cada programa mostra a nota de um jeito:
| Onde abrir | O que aparece | Quando usar |
|---|---|---|
| Navegador (Chrome, Edge, Firefox) | O código em árvore, com todas as marcações | Procurar um campo, como a chave ou o valor total |
| Editor de texto (Bloco de Notas, TextEdit) | O código bruto, em texto corrido | Copiar uma informação |
| Excel para Windows | Os campos importados como tabela, em Dados > Obter Dados > De Arquivo > Do XML | Listar itens e valores |
| Conversor de XML para PDF | A nota no leiaute oficial do DANFE | Conferir a nota como documento |
Onde achar as informações mais procuradas
| Informação | Marcação no XML |
|---|---|
| Chave de acesso | Atributo Id de infNFe, ou chNFe no protocolo |
| Número e série da nota | nNF e serie, dentro de ide |
| Data de emissão | dhEmi, dentro de ide |
| CNPJ do emitente | CNPJ, dentro de emit |
| Valor total | vNF, dentro de total |
| Vencimento e valor das parcelas | dVenc e vDup, dentro de cobr |
| Situação da autorização | cStat e nProt, dentro de protNFe |
Não edite o XML. Qualquer alteração no conteúdo assinado invalida a assinatura digital, e o arquivo deixa de corresponder à nota autorizada. Erros se corrigem com carta de correção, quando a regra permite, ou com o cancelamento da nota e uma nova emissão.
Como converter o XML em PDF
Converter o XML em PDF é gerar o DANFE a partir do arquivo. O sistema emissor faz isso na emissão, mas quem recebe a nota nem sempre tem acesso a ele. Imprimir o XML como PDF pelo navegador não resolve: o resultado é o código da nota em páginas, e não o DANFE.
O conversor de XML para PDF gratuito da Paggo faz a conversão em três passos:
- 1Selecione os arquivos. Escolha ou arraste os XML das notas, até 200 por vez.
- 2Deixe o conversor montar o PDF. Ele identifica cada nota e gera o documento no leiaute oficial: DANFE para NF-e, DANFC-e para NFC-e, DANFSe para NFS-e Nacional e DAMDFE para MDF-e. A conversão roda no seu navegador, e o XML não sai do computador.
- 3Baixe os PDFs. Informe o e-mail e baixe os arquivos um a um ou todos juntos, em .zip.
CT-e e NFS-e no padrão próprio da prefeitura ainda não são aceitos.
O PDF mostra o conteúdo do arquivo, mas não prova que a nota está autorizada. Para isso, consulte a chave de acesso no Portal Nacional da NF-e ou, na nota de serviço, na consulta pública da NFS-e.
Por quanto tempo guardar o XML
O emitente deve manter a NF-e em arquivo digital pelo prazo previsto na legislação tributária, e o destinatário tem a mesma obrigação (Ajuste SINIEF 07/05, cláusula décima). Só o destinatário que não é credenciado a emitir NF-e pode guardar o DANFE no lugar do XML (§ 2º).
O Código Tributário Nacional manda conservar os comprovantes até a prescrição dos créditos tributários das operações a que se referem (art. 195, parágrafo único). Os prazos de decadência e de prescrição do CTN são de cinco anos cada, contados a partir de momentos diferentes, então a guarda pode passar de cinco anos desde a emissão. Confirme com a contabilidade o prazo que vale para a empresa.
Perguntas frequentes sobre o XML da nota fiscal
O XML é a nota fiscal?
Sim. Na nota fiscal eletrônica, o XML assinado e autorizado pela SEFAZ é o documento fiscal. O DANFE e o PDF são representações do arquivo para leitura e impressão.
Dá para gerar o XML a partir do DANFE ou do PDF?
Não. O XML autêntico só existe com a assinatura do emitente e o protocolo de autorização. Com a chave de acesso do DANFE, quem participa da operação pode baixar o arquivo na consulta completa do Portal Nacional da NF-e, com certificado digital.
O fornecedor mandou só o PDF. O que fazer?
Peça o XML. O emitente é obrigado a enviar ou disponibilizar o arquivo ao destinatário, e é o XML que entra no sistema e fica guardado. Enquanto ele não chega, a chave de acesso impressa no DANFE permite conferir a situação da nota no portal.
Como abrir um XML de nota fiscal sem programa?
Abra o arquivo no navegador para ver o código ou use um conversor de XML para PDF para ver a nota no leiaute do DANFE. Nos dois casos não é preciso instalar nada.
Como abrir o XML da nota fiscal no Excel?
No Excel para Windows, use Dados > Obter Dados > De Arquivo > Do XML e escolha o arquivo. O Excel mostra os grupos da nota em tabelas, o que ajuda a listar itens e valores, mas não monta o DANFE.
Converter o XML em PDF valida a nota?
Não. O conversor lê o arquivo e monta o PDF com o que está nele. A confirmação de que a nota está autorizada, cancelada ou inexistente vem da consulta da chave de acesso no portal oficial.
Glossário rápido
- XML da nota fiscal
- Arquivo de texto estruturado em que a nota fiscal eletrônica existe. Assinado pelo emitente e autorizado pela SEFAZ, é o documento com validade fiscal.
- Chave de acesso
- Código de 44 dígitos que identifica cada NF-e. Fica no XML e é impresso no DANFE; serve para consultar a nota no Portal Nacional da NF-e.
- Protocolo de autorização
- Registro da SEFAZ anexado ao XML que confirma a autorização de uso da nota, com número, data e hora e o código de situação.
Recebe diversas notas fiscais todo mês?
Na central de documentos da Paggo, as notas fiscais de todos os CNPJs são capturadas por IA, que revisa os valores e aponta fraudes.