Emitir nota fiscal: o que é a NF-e, os tipos e como emitir

A nota fiscal eletrônica é o documento que registra a operação e é autorizado pelo fisco

A nota fiscal eletrônica é o arquivo digital, assinado com certificado, que documenta uma operação de circulação de mercadoria ou de prestação de serviço e comprova a cobrança dos tributos correspondentes. A mais conhecida é a NF-e, a Nota Fiscal Eletrônica modelo 55, usada por comércio e indústria na venda de mercadorias, sujeita ao ICMS e autorizada pela Secretaria da Fazenda (SEFAZ) do estado. Ela substituiu a nota em papel: o emitente gera o arquivo, a SEFAZ valida e autoriza, e só então a operação pode acontecer.

O ponto que confunde é que "nota fiscal" não é um documento só. Conforme a operação seja venda de mercadoria, prestação de serviço ou venda no varejo ao consumidor, muda o tipo de nota, o tributo incidente e o órgão que autoriza. Por isso a primeira pergunta de quem vai emitir não é "como faço a nota", mas qual nota a minha operação exige.

Os tipos de nota fiscal: mercadoria é NF-e, serviço é NFS-e, varejo é NFC-e

Três tipos cobrem a maioria das operações, e a diferença entre eles está no que registram e em quem autoriza. A tabela abaixo resume os principais, com o tributo e o órgão de cada um.

É comum confundir nota fiscal e cupom fiscal. O cupom nasceu no varejo, para comprovar a compra do consumidor na hora, com informação enxuta. A nota é o documento completo, com a identificação das partes, o detalhamento tributário e a validade para contabilidade e crédito fiscal. Na prática, a NFC-e assumiu o papel do cupom fiscal na maior parte do país, então o varejo hoje emite NFC-e, e as operações entre empresas seguem na NF-e.

Como emitir uma nota fiscal: certificado, emissor e autorização

Emitir uma nota fiscal eletrônica depende de três pré-requisitos antes do primeiro documento: um certificado digital e-CNPJ (em geral o A1), as inscrições estadual e municipal ativas conforme a atividade, e o cadastro correto do CNAE. Com isso em ordem, a empresa usa um emissor, próprio ou do fisco, e o fluxo é sempre o mesmo: preencher, assinar, transmitir e receber a autorização.

No detalhe, o emitente acessa o sistema com o certificado, cadastra o destinatário (o CNPJ ou CPF, o endereço e a inscrição estadual quando houver), preenche os produtos ou o serviço, confere os tributos e transmite o arquivo. A SEFAZ, ou o Portal Nacional no caso do serviço, valida e devolve a autorização. Empresas do Simples Nacional emitem pelo mesmo caminho: o regime muda a forma de tributar, não a obrigação de emitir a nota.

A chave de acesso de 44 dígitos identifica a nota, e o DANFE é a via impressa

Toda NF-e autorizada recebe uma chave de acesso de 44 dígitos, que é a identidade única do documento. Ela reúne, em sequência, o código da UF, o ano e o mês de emissão, o CNPJ do emitente, o modelo, a série, o número da nota, um código de unicidade e um dígito verificador. É por essa chave que qualquer pessoa consulta e valida a nota no Portal Nacional da NF-e ou no site da SEFAZ, o que responde a duas dúvidas frequentes: o número da nota é um dos campos dentro da chave, e a consulta pela chave confirma se a nota existe e está autorizada. A mesma chave vem impressa no DANFE, a via que acompanha a mercadoria, mas o documento com valor fiscal é sempre o arquivo XML autorizado, não o PDF.

Serviço é NFS-e, que está migrando para um padrão nacional com a DPS

Quando a operação é prestação de serviço, o documento é a NFS-e, ligada ao ISS e historicamente autorizada por cada prefeitura, com um layout diferente em cada município. Isso está mudando: a Receita Federal criou o padrão nacional da NFS-e, com um portal e um emissor únicos, para substituir os sistemas municipais fragmentados. A emissão pelo emissor nacional passa a ser obrigatória para as ME e EPP do Simples Nacional a partir de 1º de novembro de 2026, e os municípios maiores migram ao longo do ano.

Nesse modelo aparece a DPS (Declaração de Prestação de Serviços): o sistema do prestador gera a DPS com os dados do serviço e a envia ao Portal Nacional, que valida e a converte na NFS-e autorizada. A DPS substitui o RPS (Recibo Provisório de Serviços), o documento provisório do modelo antigo. Para uma construtora, isso importa de forma direta, porque a nota do seu próprio faturamento, a do serviço de construção, é uma NFS-e.

Na construção, a obra recebe muito mais notas do que emite

Uma construtora ou incorporadora emite poucas notas de saída, porque a sua atividade é serviço: o faturamento sai em NFS-e, com ISS. O volume de documentos fiscais está no outro lado, na entrada. Cada obra recebe NF-e de material de dezenas de fornecedores de insumo e NFS-e de empreiteiros e prestadores. É esse fluxo de notas recebidas que alimenta a apuração de crédito, a retenção de tributos e a escrituração de cada empreendimento, e é onde o descontrole custa caro.

O problema aparece no fechamento: quando o XML de cada nota está espalhado em e-mails e pastas, a construtora perde crédito que tinha direito, paga retenção errada e descobre a divergência só quando o fisco cruza os dados. Reunir o XML de cada nota, casar a nota recebida com o pagamento e com o boletim de medição, e deixar a base pronta para a escrituração de cada SPE é o que a Central de Documentos da Paggo faz. É o mesmo tema do nosso guia de gestão financeira para incorporadoras e do artigo sobre controle de notas fiscais e boletos.

Com a Reforma Tributária, toda nota passa a destacar IBS e CBS

A mudança de 2026 na emissão de notas vem da Reforma Tributária. As notas técnicas do Comitê Gestor da NF-e (para a NF-e e a NFC-e) e da NFS-e criaram os grupos e campos de IBS, CBS e Imposto Seletivo nos documentos fiscais. Desde 3 de agosto de 2026, os documentos emitidos por empresas do regime regular não são autorizados sem o preenchimento desses campos, ainda que com a alíquota-teste de 1% do período de adaptação (0,1% de IBS e 0,9% de CBS).

Durante 2026, o preenchimento é informativo e há dispensa de penalidades, e o MEI e as empresas do Simples Nacional ficam dispensados dos campos de IBS e CBS na NF-e e na NFC-e. A cobrança efetiva do IBS começa em 2027 e cresce até 2033. Na prática, cada nota recebida passa a carregar mais informação tributária, o que reforça a necessidade de capturar e validar o XML, e não apenas o PDF. Para o desenho do novo modelo de escrituração, veja o nosso guia de SPED e obrigações, e para o panorama da reforma, o guia da Reforma Tributária.

Regra em transição: os layouts e as regras de validação dos novos campos seguem em ajuste ao longo de 2026 e 2027, por notas técnicas do Comitê Gestor da NF-e e do Comitê Gestor do IBS. Confira sempre a versão vigente da nota técnica antes de configurar o emissor.

Perguntas frequentes