CFOP 5405: venda com ICMS por substituição tributária

CFOP 5405 significa venda, no mesmo estado, de mercadoria de terceiros com ICMS já retido por substituição tributária

Na tabela do Ajuste SINIEF 07/2001, o código 5.405 abrange as vendas de mercadorias adquiridas ou recebidas de terceiros, em operação sujeita ao regime de substituição tributária, na condição de contribuinte substituído. Na prática, é o código da loja, do distribuidor ou do atacadista que comprou o produto com o ICMS já retido e o revende sem industrializar.

O primeiro dígito, 5, indica saída para comprador do mesmo estado, e os três últimos, 405, indicam a operação. O código responde a quem recolheu o ICMS da mercadoria. Na substituição tributária, prevista no art. 6º da Lei Complementar 87/1996, a lei estadual atribui a um contribuinte, o substituto, a responsabilidade de recolher o imposto das etapas seguintes da cadeia, em geral a indústria. O elo seguinte, o substituído, vende a mercadoria sem recolher o imposto de novo, e é ele que emite a nota com 5.405. A lógica geral está na tabela completa de CFOP.

O CFOP 5405 vale quando quatro condições são verdadeiras ao mesmo tempo

O código vale por item da nota. Uma resposta diferente da esperada em qualquer das quatro perguntas leva a outro código:

1. Origem: o item foi comprado de terceiros e sai sem industrialização neste estabelecimento? Se o estabelecimento fabricou o produto, a família é a da produção própria, como o 5.101 ou, quando é substituto tributário, o 5.401.
2. Destino: o comprador está no mesmo estado? Se sim, o primeiro dígito é 5. Para comprador de outro estado, a venda de mercadoria com ICMS já retido anteriormente usa o 6.404, cuja descrição na tabela do Ajuste SINIEF é a de venda interestadual com imposto retido antes (e a ST interestadual depende de convênio ou protocolo entre os estados).
3. Lista: o produto está sujeito à substituição tributária? A resposta vem do NCM e do CEST, o código de sete dígitos que o Convênio ICMS 142/2018 associa a cada mercadoria sujeita ao regime. Dentro do estado, a lista é definida pela legislação estadual, e o mesmo produto pode ter ST em um estado e não em outro.
4. Posição: o ICMS já foi retido na etapa anterior e a empresa é a substituída? Se a empresa retém o imposto na própria venda, ela é a substituta e o código é o 5.403.

A quarta pergunta é a que mais gera erro. Usar o 5.102 em item de ST faz a nota sair com ICMS tributado de novo, e usar o 5.405 em item sem ST faz a nota sair sem imposto destacado quando ele era devido. A revenda sem ST está no artigo sobre o CFOP 5102.

CFOP 5405 ao lado de 5102, 5403, 5401 e 6404: cada código responde a uma combinação de origem, destino e posição na ST

Os códigos que mais se confundem com o 5.405, conforme o Ajuste SINIEF 07/2001:

O erro mais comum é trocar o 5.403 pelo 5.405. Com o 5.403 a empresa retém o ICMS-ST na própria nota e o repassa ao estado, e com o 5.405 o imposto já veio retido pelo fornecedor. Para produção própria, veja o CFOP 5101.

No CFOP 5405, o ICMS-ST da loja é pago na compra: no exemplo, R$ 72 saem antes da revenda

O art. 8º da Lei Complementar 87/1996 define a base de cálculo do ICMS-ST nas operações seguintes: o valor da operação própria, mais frete, seguro e encargos, mais a margem de valor agregado (MVA). O exemplo ilustrativo abaixo usa ICMS de 18% e uma MVA hipotética de 40%.

A ST não aumenta o ICMS total da cadeia. Ela muda o momento em que a loja o paga: o custo de compra sobe de R$ 1.000 para R$ 1.072, e a venda com 5.405 não gera mais nada a recolher. Para o caixa, é capital de giro embutido no preço de compra, desembolsado antes de a mercadoria sair da prateleira.

CFOP 5405 sai com CST 60 no regime normal e com CSOSN 500 no Simples Nacional

O imposto vem da situação tributária do item, e não do CFOP. No 5.405 o ICMS foi cobrado antes, e a nota não destaca ICMS próprio. Os códigos de CST estão no artigo sobre CST do ICMS.

No Simples, a segregação está na Lei Complementar 123/2006, art. 18, §4º-A, inciso I, sobre receitas de mercadorias com ICMS já recolhido por substituto tributário. Sem a segregação, a empresa paga ICMS duas vezes: na compra e dentro do DAS.

Na nota, o Convênio ICMS 142/2018 exige o CEST de cada mercadoria (cláusula 20, inciso I). Para a NF-e emitida a quem não é consumidor final, a Nota Técnica 2018.005 do Portal Nacional da NF-e criou, para os itens com CST 60 ou CSOSN 500, os campos do ICMS retido na operação anterior (vBCSTRet, pST, vICMSSubstituto e vICMSSTRet), que devem trazer os valores da nota de compra. A exigência é definida por cada SEFAZ, e a falta deles pode gerar rejeição da nota (código 938).

Como dar entrada em uma nota 5405 e qual CFOP de devolução usar: 1.403 na compra e 1.411 na devolução

Quem compra uma nota 5.405 não replica o código do fornecedor. O CFOP de entrada descreve a finalidade do item, conforme o Ajuste SINIEF 07/2001:

• 1.403 (ou 2.403, quando o fornecedor é de outro estado): compra para comercialização de mercadoria em ST, usada por quem vai revender.
• 1.407: compra de mercadoria em ST para uso ou consumo do estabelecimento.
• 1.406: compra de bem em ST para o ativo imobilizado.

A mesma mercadoria entra como 1.403 em quem a revende e como 1.407 em quem a consome, e a escolha define se o item vira estoque ou despesa.

O CFOP de devolução para uma venda com 5405

A empresa que vendeu com 5.405 registra a mercadoria de volta com o 1.411, devolução de venda de mercadoria de terceiros sujeita à ST, ou com o 2.411 se o cliente estava em outro estado. O cliente que devolve, por sua vez, emite uma saída coerente com a sua entrada: o 5.411, se a compra foi classificada como 1.403. A nota de devolução referencia a nota original pela chave de acesso e, conforme a regra vigente na SEFAZ, a referência pode ter de ser feita por item.

Devolver a mercadoria não devolve o ICMS-ST que a loja pagou na compra. O art. 10 da Lei Complementar 87/1996 assegura ao substituído a restituição do imposto correspondente ao fato gerador presumido que não se realizar, e a forma de pedir é definida por cada estado. Nas operações interestaduais, o Convênio ICMS 142/2018 (cláusulas 15 e 16) permite o ressarcimento no desfazimento do negócio, a critério da UF de destino, com autorização prévia da administração tributária. Se o fisco não decidir em 90 dias, o art. 10, §1º, permite ao contribuinte se creditar. A loja financia o imposto e só o recupera depois de um processo.

Conferir o CFOP das notas recebidas evita crédito e ICMS-ST lançados no código errado

A nota com 5.405 chega com o código do fornecedor e precisa ser escriturada pela finalidade, que costuma estar no pedido e não no documento fiscal. Em empresas com vários CNPJs, a conferência item a item atrasa a escrituração e expõe o ICMS-ST a erro de classificação.

Com os principais provedores de documentação fiscal como parceiros, a Paggo captura na SEFAZ as NF-e emitidas contra os CNPJs do grupo, lê os campos de cada documento, verifica a autenticidade da nota e a situação do CNPJ do emissor e reúne nota e boleto da mesma transação em um único registro. A alocação contábil sugerida passa pela revisão do time financeiro antes de seguir para o ERP. Os detalhes estão na página da Central de Documentos.

Perguntas frequentes sobre o CFOP 5405

Fontes consultadas

• CONFAZ, Ajuste SINIEF 07/2001: tabela de CFOP, com os códigos 5.401, 5.403, 5.405, 6.404, 1.403, 1.406, 1.407, 1.411, 2.411 e 5.411.
• Lei Complementar 87/1996: substituição tributária (arts. 6º, 8º, 9º e 10).
• CONFAZ, Convênio ICMS 142/2018: regime de ST, CEST, base de cálculo e ressarcimento.
• Lei Complementar 123/2006: segregação de receitas com ICMS recolhido por substituição tributária no Simples Nacional (art. 18, §4º-A e §12).
• Portal Nacional da NF-e: Nota Técnica 2018.005, campos do ICMS retido na operação anterior.