CT-e: o que é conhecimento de transporte eletrônico

CT-e é o documento fiscal digital que comprova o transporte de cargas

A sigla CT-e significa Conhecimento de Transporte Eletrônico. Pelo Ajuste SINIEF 09/07, é o documento de modelo 57 em que o contribuinte do ICMS registra a prestação de serviço de transporte de cargas, em qualquer modal: rodoviário, aéreo, ferroviário, aquaviário ou dutoviário. Quem pesquisa “o que é cte” ou “oq é cte” procura, na prática, o conhecimento de frete que a transportadora emite para cobrar pelo serviço.

O documento existe apenas em formato digital, como um arquivo XML emitido e armazenado eletronicamente, e sua validade depende de duas condições. A primeira é a assinatura do emitente com certificado digital ICP-Brasil. A segunda é a autorização de uso da Secretaria da Fazenda, que precisa ocorrer antes do fato gerador.

A representação impressa é o DACTE, o documento auxiliar que acompanha a carga e facilita a consulta, sem substituir o XML. O passo a passo para conferir um CT-e pela chave de acesso está em como consultar CT-e.

O CT-e substituiu seis documentos de papel do transporte de cargas

Antes do modelo eletrônico, cada modal tinha o seu conhecimento em papel, com leiaute próprio e impressão autorizada pelo fisco. Segundo a Secretaria da Economia de Goiás, o CT-e passou a ocupar o lugar dos documentos abaixo.

O ganho para a empresa é menos papel e menos digitação, e o ganho para o fisco é o cruzamento: a Secretaria da Fazenda recebe o serviço de transporte no momento da emissão e consegue compará-lo com a nota fiscal da mercadoria. A Secretaria da Fazenda do Tocantins lista ainda o fim da AIDF e a eliminação da digitação dos conhecimentos recebidos pelo tomador.

CT-e, NF-e e MDF-e respondem a três perguntas diferentes sobre a mesma carga

Uma viagem de carga costuma levar três documentos eletrônicos, e confundi-los está na origem de boa parte dos erros de escrituração. A regra para guardar: a NF-e diz o que foi vendido, o CT-e diz quem cobra pelo transporte e o MDF-e diz o que está no veículo.

O CT-e carrega, dentro do XML, as chaves das notas fiscais transportadas, e é por esse elo que o financeiro confere a cobrança do frete com a compra que o originou. Para a mercadoria, valem os artigos sobre tipos e organização de notas fiscais e sobre o DANFE, que cumpre para a NF-e o papel que o DACTE cumpre para o CT-e. O MDF-e, por sua vez, não cobra nada de ninguém: agrupa os documentos da viagem para a fiscalização, e por isso raramente chega ao contas a pagar.

Quem emite o CT-e é a transportadora credenciada, e a obrigatoriedade veio por modal entre 2012 e 2013

Emite o CT-e o contribuinte do ICMS que presta serviço de transporte de cargas. Pelo Ajuste SINIEF 09/07, ele precisa pedir credenciamento prévio na unidade da Federação em que tem inscrição estadual (cláusula quarta) e assinar o documento com certificado digital ICP-Brasil que contenha o CNPJ de um de seus estabelecimentos (cláusula quinta). A Secretaria da Fazenda do Tocantins informa que pequenas empresas rodoviárias e aquaviárias podem usar um programa emissor disponibilizado pela própria Fazenda, em vez de software de mercado.

A obrigatoriedade foi escalonada por modal, conforme a cláusula vigésima quarta do Ajuste, reproduzida pela página da Fazenda do Tocantins. O primeiro grupo entrou em dezembro de 2012 e o último, em dezembro de 2013, doze meses depois.

Do lado de quem contrata o frete, a regra é a da cláusula primeira, §6º: quando a emissão do CT-e é obrigatória, o tomador deve exigi-lo e não pode aceitar outro documento no lugar. Em operações com mais de uma transportadora, cada elo emite o próprio CT-e, e a cláusula terceira define os papéis de subcontratação e de redespacho.

Um CT-e emitido com erro se corrige por quatro caminhos, e a anulação deixou de existir

Como o XML autorizado não pode ser editado, o Ajuste prevê um instrumento para cada tipo de erro. A escolha depende de o serviço já ter começado, de o campo errado admitir carta de correção e de o valor cobrado ter ficado abaixo ou fora do correto.

O CT-e de anulação, que servia para valor cobrado a mais, foi revogado do Ajuste a partir de 03/04/2023, e por isso textos antigos que o listam como tipo vigente estão desatualizados. Para o financeiro, a consequência é prática: um mesmo frete pode ter o CT-e original e um documento posterior, e só o substituto, ou o original somado ao complementar, vale para o pagamento e para a escrituração. O complementar segue valendo no CT-e normal, mas no CT-e Simplificado o valor cobrado a menor só se corrige por substituição.

CT-e OS é o documento de modelo 67 para o transporte que não leva carga

O CT-e OS (Conhecimento de Transporte Eletrônico para Outros Serviços, também escrito CTe OS ou cteos) cobre o transporte de pessoas, de valores e o excesso de bagagem. Ele tem chave de acesso de 44 dígitos como o CT-e, e o modelo 67 na chave o distingue do modelo 57. Quem contrata fretamento de ônibus ou transporte de valores recebe CT-e OS, e não CT-e, e a conferência no contas a pagar segue a mesma lógica: documento autorizado, valor igual ao cobrado.

Desde 01/01/2020 o CT-e OS tem norma própria, o Ajuste SINIEF 36/19, e o Ajuste SINIEF 32/19 revogou as cláusulas do Ajuste 09/07 que tratavam dele, por isso guias anteriores a essa data trazem regras que já não estão no texto.

No contas a pagar, o CT-e é a prova de que o frete cobrado existe e pode ser pago

O CT-e define o que a transportadora pode cobrar, e a fatura dela precisa coincidir com ele. O exemplo abaixo é ilustrativo: a transportadora envia uma fatura de R$ 4.800 para um lote de cargas, e o financeiro compara com os documentos autorizados.

Sem essa conferência, os R$ 600 saem do caixa sem documento fiscal, e o tomador não deve aproveitar crédito de ICMS sobre valor sem autorização de uso. A Secretaria da Fazenda do Tocantins reforça que o tomador deve verificar a validade da assinatura, a autenticidade do arquivo e a existência da autorização de uso antes de aproveitar o crédito. O XML deve ser guardado, por transportador e tomador, pelo prazo da legislação tributária (cláusula décima segunda).

A Paggo é uma plataforma financeira que conecta o sistema de gestão da empresa aos bancos. A Central de Documentos reúne os documentos fiscais de todos os CNPJs do grupo em um único painel, e o que não chega por captura automática, como o CT-e enviado pela transportadora, entra por e-mail ou WhatsApp. O contas a pagar liga cada pagamento ao documento que o sustenta, com aprovação por alçada antes da liberação e conciliação bancária via Open Finance depois dela.

Perguntas frequentes sobre o CT-e

Fontes consultadas

• Ajuste SINIEF 09/07: institui o CT-e, modelo 57, o DACTE, o credenciamento, a guarda, o cancelamento, a carta de correção e a substituição.
• Secretaria da Fazenda do Tocantins: definição, calendário de obrigatoriedade, vantagens e deveres do tomador.
• Secretaria da Economia de Goiás: documentos substituídos pelo CT-e.
• Portal Nacional do CT-e: informações oficiais e consulta.