Como escalar a produtividade do setor financeiro sem ampliar o time

Em síntese

• O crescimento da empresa se reflete no setor financeiro como mais trabalho: mais notas para conferir, mais pagamentos para lançar, mais extratos para conciliar, mais relatórios para fechar. No modelo tradicional, a capacidade do time financeiro só cresce quando alguém é contratado.

• Contratar mais colaboradores para o financeiro não é escalável: o custo é recorrente, a produtividade plena leva meses e o problema volta no próximo ciclo de crescimento.

• Em um levantamento que realizamos com dezenas de empresas, 67% do tempo dedicado a contas a pagar, contas a receber e tesouraria era consumido por tarefas operacionais. Essas tarefas se concentram em quatro rotinas, todas com altíssimo potencial de automatização através de ferramentas já existentes.

• Antes de abrir uma vaga, vale comparar o custo da contratação com o custo efetivo da automação, que pode parecer alto, mas devolve horas valiosas ao time.

O crescimento chega ao setor financeiro como volume de trabalho

Toda forma de crescimento se traduz, no setor financeiro, em mais transações. Uma equipe maior compra mais, contrata mais fornecedores e gera mais despesas. Um novo produto traz uma nova linha de receita, novos fornecedores e a necessidade de saber, desde o primeiro mês, se ele dá margem. Novos clientes significam mais notas emitidas, mais recebimentos e mais conciliação.

Esse volume cresce todo mês, acompanhando a operação. A capacidade do time, não. Ela só aumenta quando alguém é contratado. Até lá, o time absorve o trabalho adicional com horas extras, fechamentos mais longos e uma lista crescente de pendências. Quando as pendências começam a aparecer para a diretoria, a vaga é aberta.

A contratação resolve o sintoma. A nova pessoa passa a executar o mesmo processo que já estava saturado, com o mesmo grau de trabalho manual. O custo é recorrente, a produtividade plena leva meses para chegar e, no próximo ciclo de crescimento, a mesma conta se repete. A pergunta que deveria vir antes da vaga é outra: quanto do tempo atual do time vai para tarefas que não precisariam ser feitas por pessoas?

Onde o tempo do time é consumido

Quando medimos a rotina de times financeiros atividade por atividade, em dezenas de empresas do setor de incorporação, 67% do tempo dedicado a contas a pagar, contas a receber e tesouraria era consumido por tarefas puramente operacionais. As que mais consomem horas são justamente as de alto volume e baixa complexidade, que também são as mais fáceis de automatizar. Elas se concentram em quatro rotinas.

1. Lançamento e conferência de pagamentos

É a rotina que mais consome horas. Cada nota fiscal e cada boleto chega por um canal diferente, é conferido contra o pedido ou o contrato, lançado no ERP e arquivado. O trabalho cresce em proporção direta ao número de fornecedores e de compras. É também onde nascem os erros mais caros: a nota que chega por dois caminhos e é paga duas vezes, ou a nota fraudulenta que passa despercebida no meio de centenas de documentos do mês.

2. Digitação de pagamentos nos portais dos bancos

Depois de lançado no ERP, o mesmo pagamento é digitado de novo no portal de cada banco, conta por conta. Em empresas com várias contas e vários bancos, essa etapa multiplica o trabalho e acrescenta mais um ponto em que o valor, a data ou o favorecido podem ser digitados errado.

3. Conciliação de extratos e baixa de títulos

Cada movimentação do extrato é conferida contra o que foi lançado e baixada no sistema, conta a conta. Com alto volume de transações, a conciliação passa a ocupar dias de cada mês. Enquanto ela não termina, o caixa que o time conhece não é o caixa real, e o fechamento não começa.

4. Montagem de relatórios de fechamento

Com os dados espalhados entre ERP, extratos e planilhas, os relatórios gerenciais são montados à mão todo mês. O fechamento se estende por semanas, e o resultado chega à diretoria quando já não serve para corrigir o rumo do mês seguinte.

Além das horas

O tempo é a parte visível do custo. A menos visível é a confiabilidade da informação. Nas quatro rotinas, o mesmo dado é redigitado várias vezes, da nota ao ERP, do ERP ao portal do banco, do extrato à planilha de fechamento, e cada passagem é uma chance de erro. Auditorias de campo compiladas por Raymond Panko, da Universidade do Havaí, encontraram erros em 84% de 163 planilhas operacionais examinadas. Em processos apoiados em digitação repetida, erros são esperados.

Contratar ou automatizar

A decisão de abrir uma vaga no setor financeiro raramente vem acompanhada de uma comparação explícita com a alternativa.

O custo por hora é o custo mensal por pessoa dividido pelas horas trabalhadas no mês. O levantamento das horas por rotina não precisa ser preciso: uma semana de registro já indica a ordem de grandeza.

Um exemplo ilustrativo

Considere uma empresa hipotética com um time financeiro de cinco pessoas e custo médio de R$ 8 mil por pessoa ao mês, ou cerca de R$ 50 por hora. A operação cresceu, as pendências aumentaram e a empresa avalia abrir uma vaga.

O levantamento das horas do time nas quatro rotinas mostra o seguinte:

As 250 horas mensais equivalem a mais de uma pessoa e meia trabalhando em tempo integral só para mover e conferir dados. A nova vaga, por sua vez, custaria cerca de R$ 116 mil no primeiro ano: R$ 96 mil de custo anual, R$ 8 mil de recrutamento e R$ 12 mil de produtividade não entregue nos três primeiros meses.

Premissas. Custo por hora: R$ 8 mil ÷ 160 horas. Vaga: R$ 8 mil × 12 + R$ 8 mil de recrutamento + 3 meses × 50% × R$ 8 mil. Substitua as premissas pelos números da sua empresa.

A comparação muda a pergunta: o time já dedica a tarefas operacionais mais tempo do que a nova pessoa acrescentaria.

Se boa parte desse tempo for devolvida, o crescimento que justificaria a vaga pode ser absorvido pela equipe atual, que passa a usar as horas liberadas para analisar os números em vez de montá-los.

Um modelo de operação que escala com o volume

A conta acima tem uma implicação direta: se a execução das tarefas for automatizada, a capacidade do setor financeiro não depende mais só do número de pessoas. Na prática, isso significa dividir o trabalho entre pessoas e tecnologia. O que é repetitivo e segue regras, como mover, conferir e organizar dados, passa a ser executado automaticamente. O que exige contexto e julgamento continua com o time. Cada uma das quatro rotinas tem uma resposta.

Leitura e conferência automática de documentos

Notas e boletos são lidos e classificados automaticamente assim que chegam, conferidos contra o pedido e lançados sem digitação. O sistema aponta duplicidades, divergências de valor e sinais de fraude. O time revisa só os documentos que o sistema sinalizou.

Pagamentos executados sem digitação em portal

Os pagamentos aprovados são executados a partir da mesma plataforma em que foram lançados, em lote e de acordo com as alçadas definidas. O mesmo dado não é mais digitado de novo no portal de cada banco, o que elimina um ponto de erro entre o lançamento e o pagamento.

Conciliação automática

Os extratos de todas as contas chegam automaticamente e são conciliados contra o que foi pago e recebido, com a baixa devolvida ao ERP. O time só trata as movimentações que não conciliaram, e o saldo que o time vê é o saldo real ao longo do mês.

Relatórios gerados a partir da base conciliada

Com os dados já lançados, pagos e conciliados na mesma base, os relatórios gerenciais não precisam mais ser montados à mão e ficam disponíveis a qualquer momento. O fechamento encurta, e a diretoria recebe a informação a tempo de usá-la. Quando a empresa lança um novo produto, basta criar para ele um centro de custo e uma classificação de receita próprios antes da primeira venda: a margem passa a aparecer nos relatórios desde o primeiro mês.

Como a Paggo apoia esse modelo

Na Paggo, construímos uma plataforma que cobre as quatro rotinas. A inteligência artificial captura as notas fiscais, faz a leitura e a classificação dos documentos e aplica uma checagem antifraude antes de qualquer pagamento. Em Contas a Pagar, os pagamentos aprovados são executados em lote, 24 horas por dia, sem digitação em portal de banco e seguindo fluxos de aprovação por valor e tipo de despesa. Na Tesouraria, as contas de todos os bancos são conectadas via Open Finance e conciliadas automaticamente, com a baixa devolvida ao ERP. Em Controladoria, a leitura gerencial fica pronta a partir desses dados, sem montagem manual.

O efeito para o time é direto. As horas que hoje vão para lançar, digitar, conferir e montar relatórios voltam para a análise, e o crescimento do volume passa a ser absorvido pela plataforma, e não por novas contratações.

Antes de abrir a próxima vaga

Uma vaga no setor financeiro é uma decisão de custo recorrente. Antes de abri-la, vale responder a quatro perguntas:

• Quantas horas por mês o time dedica a cada uma das quatro rotinas?

• Que parte dessas horas poderia ser eliminada com automação?

• As horas liberadas cobrem o crescimento de volume esperado para os próximos doze meses?

• Se a vaga for aberta, a nova pessoa vai executar tarefas ou analisar resultados?

Se a resposta à última pergunta for "executar tarefas", a vaga provavelmente está ampliando um processo que deveria ser redesenhado.

Por onde começar

O primeiro passo é medir. Uma semana de registro das horas do time por rotina, somada aos dados da folha, permite fazer as duas contas acima em poucas horas.

A automação também não precisa ser um grande projeto de transformação. Funciona melhor como uma sequência de substituições, começando pelo fluxo de contas a pagar e a receber, que tem menor fricção de entrada. A conciliação vem em seguida, porque depende de ter acesso a tudo o que foi pago e recebido. Os relatórios fecham a sequência, como consequência de um dado que já está organizado.