Recusa de nota fiscal: quando usar e como registrar
Na NF-e, a recusa depende do que ocorreu: use Desconhecimento da Operação para uma compra não solicitada, Operação não Realizada para uma compra conhecida que não se concluiu e o procedimento de devolução quando a mercadoria já foi recebida. Antes de registrar o evento, confira pedido, XML, DANFE e recebimento.
O motivo da recusa define o evento fiscal
O Portal Nacional da NF-e descreve quatro manifestações do destinatário: Ciência da Emissão, Confirmação da Operação, Desconhecimento da Operação e Operação não Realizada. As duas últimas costumam aparecer na rotina de “recusa”, mas servem a situações diferentes.
| Situação | Tratamento inicial | O que registrar |
|---|---|---|
| A empresa não fez a compra e não reconhece o fornecedor ou a operação | Desconhecimento da Operação | Uso indevido do CNPJ ou da inscrição estadual |
| A compra existia, mas a entrega foi recusada ou não aconteceu | Operação não Realizada | Motivo objetivo pelo qual a operação não se concluiu |
| A mercadoria foi recebida e será devolvida total ou parcialmente | Procedimento de devolução | Documento fiscal de devolução e demais exigências da UF |
| A operação ocorreu, mas a NF-e descreve algo incorretamente | Confirmação da Operação e correção cabível | A operação existiu; o erro documental deve seguir o procedimento fiscal adequado |
A orientação do Portal Nacional da NF-e afirma que Desconhecimento e Operação não Realizada não devem ser usados quando a operação ocorreu, mas o conteúdo da nota ficou incorreto. Nesse caso, o destinatário confirma a operação e adota o procedimento fiscal previsto pela unidade federada.
A recusa começa pela prova do que aconteceu
- 1Bloqueie o pagamento. Coloque a nota em pendência antes que ela siga para contas a pagar, sem apagar o documento da base.
- 2Compare os documentos. Verifique CNPJ da SPE, pedido, contrato, itens, quantidade, valor, obra, local da entrega e XML autorizado.
- 3Confirme a movimentação física. Registre se a mercadoria chegou ao canteiro, foi recusada na portaria, retornou com o transportador ou já entrou no estoque.
- 4Selecione o evento correto. Desconhecimento para operação não solicitada; Operação não Realizada para compra conhecida que não se concluiu.
- 5Guarde a evidência. Vincule justificativa, manifestação autorizada, conversa com o fornecedor, comprovante de transporte e eventual documento de devolução.
A Nota Técnica 2020.001 do Portal da NF-e explica que o evento Operação não Realizada admite justificativa e cobre situações como recusa de recebimento. O mesmo documento diferencia esse evento do Desconhecimento, reservado à operação que o destinatário não reconhece.
Ciência da Emissão não confirma a compra. Ela apenas registra que o destinatário sabe da existência da NF-e e permite obter informações para uma manifestação conclusiva. A equipe ainda precisa decidir entre confirmar, desconhecer ou declarar a operação não realizada.
Na construção, a nota precisa chegar à SPE e à obra corretas
Uma incorporadora pode receber centenas de documentos para CNPJs e canteiros diferentes. A nota pode ser verdadeira e ainda assim estar direcionada à SPE errada, à obra errada ou a um pedido já cancelado. Nesses casos, o problema não se resolve apenas com uma mensagem ao fornecedor: o fluxo fiscal deve refletir se a operação ocorreu e quem recebeu a mercadoria.
A portaria da obra precisa registrar a chegada antes de liberar o material. Pedido, placa do veículo, quantidade, fotos e motivo da recusa formam uma trilha simples para o financeiro e o fiscal. Sem essa evidência, a equipe pode descobrir a divergência apenas no vencimento do boleto, quando a carga já saiu do fornecedor e o documento fiscal está autorizado.
Também convém separar recusa comercial de recusa fiscal. Preço divergente, material fora da especificação e entrega fora da janela são problemas comerciais que podem impedir o recebimento; o evento fiscal escolhido deve descrever o desfecho real da operação. Se o material entrou e depois saiu, o responsável fiscal precisa avaliar a devolução, e não fingir que a entrega nunca aconteceu.
Quatro erros deixam a pendência mais difícil de corrigir
- Usar Desconhecimento para qualquer divergência. Esse evento informa que a empresa não solicitou a operação; não serve para preço ou quantidade errados em uma compra reconhecida.
- Confirmar antes de conferir. A confirmação registra que a operação ocorreu como informada e impede o emitente de cancelar a NF-e.
- Tratar recebimento e devolução como recusa na entrega. A movimentação física já ocorrida pode exigir nota de devolução e regras estaduais próprias.
- Resolver apenas por e-mail. A conversa com o fornecedor ajuda, mas não substitui a manifestação fiscal, o XML correto nem o documento de devolução quando cabível.
O artigo sobre cancelamento de nota fiscal explica o que cabe ao emitente. Já o guia de carta de correção mostra quais erros podem ou não ser corrigidos por CC-e. A recusa do destinatário deve ser analisada junto desses procedimentos, porque uma pendência pode exigir mais de uma ação coordenada.
Prazo e obrigatoriedade variam conforme a operação e a UF. Consulte a regra aplicável ao estabelecimento destinatário e registre a manifestação assim que a divergência for comprovada. Não espere o fechamento mensal para identificar uma nota desconhecida.
Perguntas frequentes sobre recusa de nota fiscal
Como recusar uma NF-e que não reconheço?
Use o evento Desconhecimento da Operação no serviço de Manifestação do Destinatário. Antes, confirme que nenhum pedido, contrato ou recebimento corresponde à nota e preserve o XML e a evidência da consulta.
Qual evento usar quando a mercadoria foi recusada na entrega?
Quando a compra era conhecida, mas a operação não se concluiu por recusa de recebimento, o evento indicado pelo Portal da NF-e é Operação não Realizada, acompanhado da justificativa.
Operação não Realizada substitui nota de devolução?
Ela se aplica quando a operação não se realizou. Se a mercadoria foi recebida e depois devolvida, o responsável fiscal deve verificar a emissão de nota de devolução e as regras da UF.
É preciso registrar Ciência da Emissão antes da recusa?
Não. O Portal Nacional informa que a empresa pode registrar diretamente uma manifestação conclusiva. A Ciência é opcional quando o destinatário ainda não dispõe de elementos suficientes.
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