Orçado vs realizado: como controlar o orçamento de cada obra

Sumário

O que este artigo cobre

1. O que é o controle de orçado vs realizado
2. Por que isso é crítico em uma incorporadora com várias obras
3. Como medir o desvio orçamentário por obra
4. A relação com o DRE gerencial por obra
5. Por que esse controle é tão custoso hoje
6. Como automatizar o acompanhamento
7. Perguntas frequentes

Definição

O que é o controle de orçado vs realizado

O controle de orçado vs realizado é a comparação contínua entre o orçamento aprovado de um empreendimento e o que de fato foi gasto e recebido até o momento. O orçado é a projeção fechada na viabilidade da obra, com custo de construção, despesas indiretas, receita esperada e o calendário em que cada um desses valores deve entrar ou sair. O realizado é o número que a operação produz a cada mês. A diferença entre os dois, em valor e em percentual, é o desvio orçamentário.

O propósito do controle não é registrar esse desvio depois que a obra termina, e sim acompanhá-lo enquanto a obra acontece, quando ainda há decisão a tomar. No terceiro mês de uma obra de trinta e seis, ainda dá para renegociar contrato, revisar escopo e ajustar o cronograma de desembolso; diferentemente do fim da obra.

Várias obras

Por que isso é crítico em uma incorporadora com várias obras

Em uma incorporadora, cada obra costuma viver dentro de uma SPE/SCP, com orçamento, contas e cronograma físico-financeiro separados. O controle orçamentário, por isso, não é um único painel da empresa, e sim um por empreendimento, cada um com a sua curva e o seu ponto de tensão de caixa.

Nesse sentido, controle por obra se conecta com a leitura consolidada da holding, uma vez que o desvio de uma SPE vira necessidade de aporte via AFAC, adia um lançamento ou consome uma linha de crédito reservada para outra frente. Como articular o orçamento individual de cada obra com a posição financeira do grupo é o tema do nosso guia de gestão financeira para incorporadoras.

Medição

Como medir o desvio orçamentário por obra

Medir o desvio começa por separar duas curvas que costumam ser lidas como uma só. A curva física mede quanto da obra foi efetivamente executado, em geral pelo avanço das medições, enquanto a curva financeira mede quanto já foi desembolsado. A curva financeira à frente da física revela uma obra que gasta mais rápido do que constrói, o sinal clássico de antecipação de pagamento ou de aditivo não previsto. No movimento inverso, com a física à frente, o caso é de atraso de execução ou medição represada, que distorce a leitura de caixa na outra ponta.

Sobre essas duas curvas, o indicador que orienta a decisão é o percentual de desvio entre realizado e orçado, calculado por categoria de custo e acompanhado contra um limite de tolerância. Um desvio de 2% ou 3% em uma linha isolada pode ser somente um ruído, porém um desvio persistente acima de 10% em uma categoria relevante é um alerta vermelho e pede revisão de viabilidade.

Resultado

A relação com o DRE gerencial por obra

O desvio orçamentário não morre no controle de custos: ele é a matéria-prima do resultado de cada empreendimento. Cada real gasto acima do orçado entra como margem perdida no DRE gerencial daquela obra, ao passo que cada economia real entra como margem recuperada. Por isso o controle de orçado vs realizado e o DRE por obra são duas leituras do mesmo fato, uma acompanhando o desvio enquanto a obra anda, a outra consolidando o efeito desse desvio sobre o lucro do empreendimento.

Como esse resultado é apurado por obra, separando o que o consolidado da holding tende a esconder, é o que detalhamos no artigo sobre DRE gerencial por obra.

O custo do manual

Por que esse controle é tão custoso hoje

O problema começa por onde cada número mora; o orçamento aprovado fica no ERP de obra ou em uma planilha, enquanto o dinheiro de verdade se move no banco, em contas espalhadas por empreendimento. Para comparar orçado e realizado, alguém precisa puxar cada transação bancária, classificá-la pela obra e pela categoria de custo certas e casá-la com a linha correspondente do orçamento. É um trabalho manual e repetitivo que praticamente não termina, porque a cada novo extrato ele recomeça.

Por ser muito trabalhoso e custoso em horas, esse controle costuma ser postergado pelas equipes financeiras. Muitas operações classificam por amostragem, atrasam a conciliação por semanas ou simplesmente deixam de comparar com o orçado no dia a dia. O efeito é silencioso e arriscado, já que o desvio continua acontecendo sem que ninguém o veja, e quando aparece, no fechamento ou na entrega, já virou resultado.

A planilha agrava o quadro à medida que a operação cresce. A atualização do realizado depende de transcrição manual, então o intervalo entre o gasto acontecer e aparecer na planilha é justamente o intervalo em que o desvio passa despercebido. Com um arquivo por obra, ninguém enxerga em uma única tela quais empreendimentos estão dentro do orçado e quais já excederam e os erros de fórmula que se acumulam em planilhas longas, somados à falta de trilha de auditoria, completam o problema.

Operacionalização

Como automatizar o acompanhamento de orçado vs realizado

Automatizar esse controle resolve o descasamento de origem entre o orçamento e o banco. Em vez de alguém puxar e classificar cada transação à mão, a movimentação financeira de cada SPE entra já conciliada e classificada por obra e por categoria, e é confrontada com o orçado da viabilidade em tempo quase real. O desvio deixa de ser um número de fechamento e passa a ser um alerta que dispara quando uma categoria ultrapassa o limite de tolerância.

A Paggo conecta as contas das SPEs via Open Finance, organiza contas a pagar e a receber por empreendimento e mantém a leitura de orçado vs realizado e de fluxo de caixa por obra atualizada à medida que a operação acontece, com a posição de cada obra e a do grupo na mesma tela.

Perguntas frequentes

Perguntas frequentes